In 9 Schritten zum eigenen Newsletter-System

Wie Du Dir Dein eigenes Newsletter-System erstellst und die 3 großen Zeitfresser dabei vermeidest

6 Gründe für ein eigenes Newsletter-SystemDass Du gaaaaanz dringend einen eigenen Newsletter brauchst, ist Dir wahrscheinlich schon klar. Ansonsten würdest Du Dich nicht für diesen Artikel von mir interessieren. Zur Sicherheit dennoch eine kurze Zusammenfassung, warum ein eigenes Newsletter-System für Dich sinnvoll ist, bevor es um die Grundlagen für die Erstellung geht. Du brauchst einen eigenen Newsletter

  1. um Deinen LeserInnen/ KundInnen einen guten Service zu bieten (Tipps und Extra-Infos ohne Verkaufsabsicht)
  2. um Deine LeserInnen/ KundInnen über Neuigkeiten zu informieren (interne Entwicklungen, aber auch Produktvorschauen)
  3. als Kundenbindungsmittel und um immer mal wieder an Dich zu erinnern
  4. um bei Deinen LeserInnen/ KundInnen ein Kaufinteresse zu wecken
  5. als Zeitersparnis für Dich durch automatisierte Abläufe
  6. um einen Verkaufsfunnel (Verkaufstrichter) zu etablieren

Wie gehst Du bei der Erstellung Deines eigenen Newsletter-Systems vor?

Fast jeder (auch ich) empfiehlt, dass Du etwas Wertvolles anbietest, um Deine LeserInnen/ KundInnen dazu zu animieren, sich bei Deinem Newsletter einzutragen. Genau an diesem Punkt habe ich selbst aber unnötigerweise sehr viel Zeit verloren. Das Thema hat mich ausgebremst. Darum sage ich Dir ganz klipp und klar: Ein sogenanntes Freebie (wertvolle Gratisgabe) ist der letzte Schritt und nicht der erste, um den Du Dich kümmern solltest! Die Suche nach Deinem Freebie (oder Freebies, wenn Du verschiedene Ziele verfolgst) ist der Zeitfresser Nr. 1 bei der Erstellung Deines eigenen Newsletter-Systems. Denn in diesem Moment kommt sehr leicht Selbstzweifel auf. Du wirst Dir Fragen stellen wie „Aber ist das ein gutes Geschenk, weiß das nicht schon jeder?“und „Was, wenn mein Geschenk nicht gefällt und sich deshalb niemand einträgt? und Deine Gedanken werden kreisen und kreisen und kreisen und Dich blockieren.

9 Schritte zum eigenen Newsletter-SystemIch rate Dir stattdessen folgende Reihenfolge, um Dir Dein eigenes Newsletter-System zu erstellen:

  1. Such Dir den für Dich passenden Newsletter-Provider aus.
  2. Erstelle Dir dann dort eine Gruppe/ Liste (Sammelbecken für die Emailadressen und sonstigen Infos Deiner Abonnenten)
  3. Erstelle als nächstes alle erforderlichen Formulare (An- und Abmeldung, Dankesseite, …)
  4. Erstelle auf Deiner Website eine Unterseite „Newsletter“
  5. Füge das Anmeldeformular Deines Newsletter-Providers in diese Unterseite ein. (Dein Newsletter-Provider stellt Dir den Code dafür zur Verfügung. Nutze ihn zusätzlich für den Widget-Bereich Deiner Website.)
  6. Teste die Funktionsfähigkeit. Melde Dich dafür mit ein oder zwei Deiner eigenen Emailadressen an. So kannst Du kontrollieren, ob das Double-Opt-In-Verfahren korrekt aufgebaut ist und auch all Deine Texte nochmals kontrollieren. (Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um außerdem erneut einen genauen Blick auf das im Newsletter verwendete Impressum zu werfen, besonders dann, wenn Du verschiedene Websites hast und damit jeweils unterschiedliche Daten im Impressum erforderlich sind.)
  7. Erstelle Deine erste Email-Automationskette. Verwende dafür bereits bestehenden Evergreen-Content Deiner Website, also Inhalte, die auch langfristig interessant bleiben.
  8. Bau Dir Stück für Stück weitere Email-Automationsketten auf. Erstelle zusätzlich weitere Newsletter-Arten (zum Beispiel Ereignis-Emails zu Feiertagen, Geburtstagen etc.)
  9. Biete Anreize dafür, Deinen Newsletter zu abonnieren, zum Beispiel verschiedene Freebies, wie Checklisten, Videotutorials, Podcasts, ebooks,… (teste aus, was Deine LeserInnen/ KundInnen möchten) oder gib dafür einen Ausblick auf besondere Vorteile, die nur Newsletterabonnenten erhalten (Rabatte, bevorzugten Service, Möglichkeit an Gewinnspielen teilzunehmen,…).

Diese Reihenfolge stellt sicher, dass Du a) nichts Wichtiges vergisst und b) dass die Unterteilung in kleinere Schritte Dich motiviert, am Ball zu bleiben! Sobald Dein Newsletter-System steht, wirst Du in Versuchung geraten, alles immer und immer wieder zu überarbeiten. Denn Dir werden zig Kleinigkeiten auffallen, die Du dann doch noch ein wenig anders machen möchtest. Das, kann ich Dir sagen, war die dritte Zeitfalle, in die ich tappte. Du fragst Dich jetzt vielleicht, was wohl aus der zweiten Zeitfalle geworden ist und ob ich nicht bis drei zählen kann? 😉 Doch, kann ich. Bei der zweiten Zeitfalle geht es jedoch um eine Detailfrage, die Frage nach dem richtigen Newsletter-Provider. Und bevor ich Dir dazu etwas sage, möchte ich Dir vorher halt einen runden Überblick verschaffen. Darum geht es jetzt weiter mit der dritten Zeitfalle.

Die Optimierung Deines eigenen Newsletter-Systems

In jedem von uns stecke eine kleine Perfektionistin/ ein kleiner Perfektionist. Bei dem einen ist das ausgeprägter, als bei der anderen, aber in einem gewissen Ausmaß leiden wir alle unter dem Hang zum Perfektionismus, insbesondere als Selbständige. ArbeitnehmerInnen schaffen es leichter, sich am Ende des Tages zu sagen „Ich habe mein Bestes gegeben und mein Bestes ist gut genug!“. Als Selbständige/r fällt Dir das schwerer. Mir geht es jedenfalls so. Ich habe auch als Angestellte sehr hohe Ansprüche an die Qualität meiner abgelieferten Arbeit gelegt. Durch meine Selbständigkeit hat mein Qualitätsdenken allerdings einen erneuten Quantensprung gemacht. Was ich nun „abliefere“, ist nun schließlich noch mehr auch immer ein „Stück meiner Selbst“, meines Herzblutes, meiner Persönlichkeit, meiner Art und Weise, wie ich Dinge sehe und handhabe, ein Wiederschein der Person, die ich bin. Darum erwische ich mich nachwievor dabei, dass ich mich im Detail verliere und dabei das große Ganze vorübergehend aus dem Auge verliere. Bei der Optimierung des Newsletter-Systems besteht diese Gefahr eindeutig. Doch ich habe gelernt, diese spezielle Zeitfalle zu umgehen und meinem Hang zum Perfektionismus dennoch nachzukommen. Und Du kannst das auch!

Der Trick besteht darin, Dir das, was Dir zur Optimierung Deines Newsletter-Systems einfällt, kurz zu notieren, es jedoch erst einmal zu ignorieren! Auch wenn es schwer fällt, sammle zuerst mindestens fünf Punkte, die Du anpassen möchtest, bevor Du mit der Optimierung beginnst. Und wenn Du loslegst, dann gleich richtig! Plan Dir einen, besser sogar zwei Tage ein, um Dich ausschließlich mit Deinem Newsletter-System zu beschäftigen.

Volle Konzentration bei der Newsletter-ErstellungWenn es soweit ist, dann nutze einfach folgende Checkliste:

  1. Alle Störfaktoren ausschalten (Emails, Facebook & Co., Handy, …)
  2. Getränke und Nervennahrung bereitstellen
  3. Notizen zur Optimierung bereitlegen
  4. Marketingplan, Contentplan und Postingplan bereitlegen
  5. Anfangen! Beginne damit, Deine Notizen zur Optimierung abzuarbeiten und arbeite dann die folgenden Punkte ab:
  • zu verwendenden Green-Content festlegen
  • ereignisbezogenen Content erstellen (Feiertage, Webinar, Messe,…)
  • Grafiken/ Videos für den Content erstellen
  • Grafiken (eventuell gifs) für den Newsletter erstellen
  • eventuell die Grafiken/ gifs/ Videos für die Anmeldeseite/ Dankesseite anpassen
  • Texte für die Newsletter-Emails erstellen
  • Automationsketten erstellen
  • Funktionen testen
  • Freischaltung der Newsletter für den Versand zu den von Dir dafür festgelegten Zeitpunkten. (Wichtiger Tipp dazu: Denk daran, die Veröffentlichung Deines Contents so zu terminieren, dass der Newsletterversand immer erst danach erfolgt, damit die Links in Deinen Newslettern nicht etwa ins Leere laufen!)

Wichtig: Nimm Dir für die Optimierung die Zeit, die Du dafür brauchst und bau Dir dabei unbedingt auch Pausen ein. Insbesondere bevor Du die Newsletter für den Versand freischaltest, solltest Du Dir eine längere Auszeit nehmen und Dich mit etwas völlig anderem beschäftigen. So vermeidest Du den tückischen „Tunnelblick“. Mit etwas Abstand fallen Dir vermutlich Dinge auf, die Dir sonst entgehen würden. Und jetzt, nachdem Du nun einen Überblick hast, geht es, wie zugesagt, abschließend noch um die zweite Zeitfalle, in die ich getappt bin.

Die Suche nach dem richtigen Provider für Dein Newsletter-System

Einer der bekanntesten Newsletter-Provider, wenn nicht sogar der bekannteste überhaupt, ist das Unternehmen Mailchimp. Das liegt vor allem daran, dass die Software quasi sowohl mit allen CMS-Systemen, als auch mit Drittanbietern von Plugins kompatibel ist, die mit diesen CMS-Systemen zusammenarbeiten. Mailchimp ist dadurch fast allgegenwärtig. Hinzu kommt, dass Du mit einer kostenfreien Variante bei Mailchimp einsteigen kannst. Aus all diesen Gründen war es daher auch der erste Provider, den ich ins Auge fasste. Trotz jahrelanger vorbereitender Suche fand ich bis 2013 keine Alternative, die ich für mein dann auf WordPress erstelltes Onlinemagazin Tierparkinfo.de hätte nutzen können. Zwar hatte ich ordentliche „Magenschmerzen“, da die Server in den USA stehen, doch es gab nun einmal keine andere Möglichkeit. Die Einrichtung des Newsletters war auch damals schon für Nicht-Techniker machbar. (Wobei ich betonen möchte, dass ich technisch nicht ganz unbeleckt bin und mir dennoch bei so mancher der Handbuch-Anweisungen die Fachbegriffe tatsächlich aus dem Englischen übersetzen musste. In der Zwischenzeit soll sich, wie ich hörte, in dieser Hinsicht wohl einiges verbessert haben.) Richtig glücklich war ich mit Mailchimp allerdings nie. Mein Hauptkritikpunkt ist und bleibt der Serverstandort. Schon vor der Amtszeit des nun regierenden Donald Trump neigte die Regierung der USA zu Aktionen und Reaktionen, die ich, als Europäerin und Deutsche, als von Angst getrieben und als irrational empfinde. (Seit Amtsantritt dieses „Präsidenten“ hat sich dieser Eindruck noch um einiges verstärkt.) Also hielt ich weiter die Augen auf.

Es hat lange gedauert, aber dann kam Bewegung in die Sache. Plötzlich kamen mir sogar gleich zwei deutschsprachige Newsletter-Provider unter. In einem Webinar wurde kräftig für Klick-Tipp die Werbetrommel gerührt und ich erhielt außerdem eine Email mit dem Logo von CleverReach im Fußbereich.

Ich informierte mich zuerst über Klick-Tipp. Erst bei Dritten, dann beim Anbieter. Auf der Webseite des Anbieters gibt es Termine für kostenfreie Info-Webinare zum Angebot des Unternehmens. Das Webinar war recht informativ. Die Idee des Tag-basierten Systems war interessant. Die Selbstbeweihräucherung und Inszenierung des eigenes „Supererfolgs“ der Webinarveranstalter war einigermaßen erträglich. Zusammen mit anderen, stellte ich einige Fragen. Die Beantwortung sollte kurzfristig nach Webinarende per Email erfolgen. Es wurde auf den großen Hilfebereich und die zusätzliche Unterstützung durch den Kundenservice bei der Einrichtung des Systems verwiesen. Es gab das Angebot, Klick-Tipp für 1 Euro auf Herz und Nieren zu prüfen. Es gab also die Möglichkeit zu schauen, ob sich die recht happige monatliche Gebühr im Anschluss an das Probeabo lohnen würde. Es war einen Test wert. Mehr aber leider auch nicht.

Die Hilfe-Tutorials von Klick-Tipp stimmten nicht mit dem aktuellen technischen Aufbau überein. Der Hilfebereich bot keine Hilfe. Der Kundenservice gab die erhellende Antwort, dass könne schon einmal passieren, veraltete Informationen kämen halt mal vor und empfahl mir, mich an einen EDVler meines Vertrauens zu wenden! Ernsthaft jetzt? Ich entschied mich meinerseits lieber dazu, möglichst flott das Weite zu suchen und mein Probeabo stehenden Fußes zu kündigen. Im Anschluss trudelten noch diverse „Wir sind ja so toll“ und „Haben Sie das schon gesehen und jenes ausprobiert“-Nerv-Emails ein. Und als Krönung dann noch die im Webinar als „zeitnah“ angekündigte „Beantwortung“ von Webinarfragen. Mehrere Tage nach meiner Kündigung! Eine Email, in der der Webinarveranstalter sich lapidar für die Verzögerung entschuldigte und – oh Überraschung – natürlich nicht auf die von mir gestellten Fragen einging, sondern standardisierte Antworten auf FAQ übermittelte. Wie soll ich es nur sagen? Ich bin in der Regel ein umgänglicher Mensch. Doch es gibt Wege, es sich mit mir dauerhaft zu versauen. Einer davon besteht darin, mir den Eindruck zu vermitteln, mich verarschen zu wollen. Also rate, welchen Newsletter-Anbieter ich Dir dringend empfehle zu meiden!

Erstelle Dein eigenes Newsletter-System in 9 SchrittenNa ja. Da gab es ja noch einen anderen deutschsprachigen Newsletter-Anbieter, denn ich mir ansehen wollte. Mit inzwischen gedämpften Erwartungen ging ich an die Beurteilung von CleverReach. Zu Unrecht, wie sich herausstellte! Auch hier informierte ich mich erst bei Dritten und im Anschluss auf der hauseigenen Website über den Anbieter. Erster Positivpunkt: Die Preise waren auf Anhieb zu finden. Zweiter Positivpunkt: Ich konnte kostenfrei ein Konto eröffnen und mir die Technik von innen anschauen.

Dritter Positivpunkt: Die Preisstaffelung! CleverReach bietet drei Varianten.

Variante 1: Du kannst monatlich 1.000 Emails kostenfrei versenden und zwar Monat für Monat, bis Du mehr als 250 Newsletter-Abonnenten gewonnen hast. Als Gegenleistung befindet sich am Fuß Deiner Emails das verlinkte Logo von CleverReach. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, keine vertragliche Laufzeit und die Laufzeit des Gratisangebots ist unbegrenzt. Also auch wenn Du Jahre brauchst, um die 250 Abonnenten-Grenze zu erreichen, musst Du nicht in eine kostenpflichtige Variante wechseln.

Variante 2: Prepaid-Kontingente. Du kaufst Dir den Versand von Emails ein, zum Beispiel 5.000 Emails zum Preis von 60 Euro netto (Stand 11/2017). Wer jetzt an die Masche von Telefonanbieter denkt: Yupp, dachte ich auch. Mein Gedanke war: „Toll und dann muss ich mein Guthaben ständig erneuern, damit die Emails nicht verfallen.“ Aber: Falsch gedacht! Die Kontingente verfallen nicht. Ergo: Selbst wenn Du im Monat nur 10 Emails verschickst, dann reicht Deine Investition von 60 Euro netto eben für die nächsten 41 1/2 Jahre. Genial, oder? (Hinweis: Für die Prepaid-Variante habe ich mich dann entschieden. Mir gefällt die Flexibilität und die Kostenkontrolle.)

Variante 3: Emailversand gegen monatliche Gebühr. Die Höhe der Monatsgebühr richtet sich dabei nach der Anzahl der Empfängeradressen. Für 500 Newsletterabonnenten zahlst Du monatlich zum Beispiel 29,95 Euro netto (Stand 11/2017) und kannst Deinen Abonnenten dann in dem gebuchten Monat beliebig viele Emails zusenden. Den von Dir gebuchten Tarif kannst Du monatlich kündigen oder in einen anderen Tarif wechseln. (Hinweis: Ein monatlicher Tarif macht dann für Dich Sinn, wenn Du a) mehrere Hundert Abonnenten hast und b) Du ihnen zusätzlich regelmäßig mehrere Emails pro Monat zusendest, zum Beispiel per Autoresponder/ Automationskette.)

Vierter Positivpunkt: Der Hilfebereich und die darin zur Verfügung gestellten Tutorials verdienen bei CleverReach ihren Namen! (Mein extra-Tipp für Dich: Sieh Dir erst die Tutorials an, probier einiges aus, um ein Gefühl für das System zu bekommen und nimm erst danach an dem Grundkurs-Webinar von CleverReach teil. Es wird gut gehalten, doch wenn Du noch überhaupt keine Vorstellung davon hast, wie das System funktioniert und wie die einzelnen Bereiche benannt sind, kann es Neulinge vielleicht etwas verwirren).

Fünfter Positivpunkt: Es gibt tolle Templates (also Vorlagen) für Deine Emails. (Mein Tipp dazu: Wähle auf jeden Fall die Kategorie „responsive“, dann passt sich das Aussehen Deiner Emails an das jeweilige Gerät an, welches vom Newsletter-Abonnenten benutzt wird.) Die Templates kannst Du mit dem Editor ganz leicht Deinen eigenen Vorstellungen anpassen. Du hast die volle Farb- und Schriftartkontrolle und kannst auch die Größe Deiner Emailbilder anpassen. Du kannst den Bildern sogar Dank dem Editor noch Filter verpassen, sie zuschneiden und so weiter. (Tipp: Spiel bei der Gestaltung Deiner Emails auch ein wenig mit den vorgefertigten Elementen, die CleverReach Dir dafür zur Verfügung stellt, den Trennlinien, Share-Buttons und so weiter.)

Sechster Positivpunkt: Das Team von CleverReach arbeitet daran, dass das System ständig weiter verbessert wird. So gibt es inzwischen das THEA, eine Möglichkeit Automationsketten zu erstellen (Beta-Phase, Stand 11/2017) und seit Kurzem veranstaltet CleverReach eigene Webinare zu seinen technischen Grundlagen und ihren Anwendungsmöglichkeiten.

Siebter Positivpunkt: Die Server von CleverReach befinden sich innerhalb der EU, zum Teil innerhalb Deutschlands.

Achter Positivpunkt: Die vom Unternehmen vorgegebenen Standards für Newsletter-ErstellerInnen sind hoch (Verpflichtung zum Nachweis der Einwilligung des Empfängers, Double-opt-in, …), so dass CleverReach als seriöser Newsletter-Provider eingestuft wird. Was mir persönlich wichtig ist, denn ich möchte nicht in eine Ecke mit Werbe-Spammern gestellt werden.

Fazit zur Erstellung meines eigenen Newsletter-Systems:

Nach extrem langer und äußerst frustrierender Suchphase habe ich mit CleverReach einen Newsletter-Provider gefunden, mit dem ich zufrieden bin. Und den ich daher gerne weiterempfehle. Wenn Du jetzt neugierig geworden bist, dann folge bitte diesem Link und leg Dir Dein eigenes kostenfreies CleverReach-Konto an. (Hinweis: Dieser Link ist ein so genannter Affiliate-Link/ Bonus-Link.*) Es gibt noch einen Schwung Feineinstellungen, doch das würde an dieser Stelle zu weit führen. Wenn Du (wider Erwarten) nicht zurechtkommen solltest, melde Dich beim CleverReach Support. Ich habe bisher nur gute Erfahrungen gemacht, was Schnelligkeit und Ausführlichkeit von Antworten angeht.

Frische Ideen für Deinen NewsletterSo weit so gut. Damit ist der Technik-Anteil in Sachen Newsletter-System im Grunde genommen abgearbeitet. Doch was nützt Dir die beste Newsletter-Technik, wenn Dir die Ideen fehlen, um Deine Emails mit Inhalten zu füllen oder die Zeit dazu fehlt oder beides der Fall ist? Sie nützt Dir dann herzlich wenig. Gerade wenn Du Dir Dein Business aufbaust oder um Segmente ergänzt, wirst Du aber feststellen, dass Du stressbedingt blöderweise auf dem sprichwörtlichen Schlauch stehst. Beziehungsweise Dir die Zeit durch die Finger rennt und es scheinbar zig andere Dinge zu erledigen gibt, die (so meinst Du) alle doch noch viel wichtiger sind, als sich um die nächsten Newsletter zu kümmern. Und damit steckst Du dann fest. Aber Du musst ja nicht steckenbleiben, sondern kannst Dich entscheiden, etwas gegen dieses Dilemma zu unternehmen. Und, Du ahnst es sicher, ich habe da eine Lösung für Dich erarbeitet. J Tusch! Hiermit lade ich Dich herzlich zu meinem Webinar „Thema gesucht?! – Ideenquelle für Deinen Newsletter“ ein. (Hinweis: Dieser Link ist ein so genannter Affiliate-Link/ Bonus-Link. *) Ich freue mich, wenn Du reinschaust.


*Hinweis: Dieser Link ist ein so genannter Affiliate-Link/ Bonus-Link.
Ich empfehle Dir das, womit ich selbst zufrieden bin. Manchmal entdecke ich dann ein Partnerprogramm/ Affiliateprogramm und nehme teil, wenn es mir gefällt. Mehr Infos zu all dem findest Du in meiner Datenschutzerklärung

Carmen Splitt

Mein Name ist Carmen Splitt und die drei wichtigsten Dinge in meinem Leben sind meine Seele, mein Glauben und meine Freiheit, die sich unter anderem in meiner Selbständigkeit ausdrückt. Ich bin Social Media Coach, unter anderem Inhaberin von TemSM.de und Tierparkinfo.de und GNdKP.de und ich bin in den unendlichen Weiten des Internets unterwegs. Ich bin Bloggerin, überzeugte Lutheranerin, begeisterte Teetrinkerin, faszinierte Trekki, echte Querdenkerin und noch eine ganze Menge andere Dinge. Kurz, ich bin ein komplexer und vielschichtiger Mensch und schreibe in meinem ganz eigenen Stil.

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